En sus marcas… listos… ¡copie!

16 - Noviembre - 16

Si sus labores le exigen tener copias de un archivo en varios dispositivos, no se desgaste duplicando uno por uno a mano.

Poder Digital

Tener varias copias del mismo archivo en diferentes equipos o medios de almacenamiento es útil para usuarios que necesitan compartir información entre computadores o hacer copias de seguridad segmentadas (los videos en un disco externo y la música en otro diferente, por ejemplo).

Hacer estas copias de forma manual puede ser dispendioso, según la frecuencia con que se actualicen los documentos, la cantidad de ellos que se generen y el número de copias (y destinos) que necesite. 

Por eso, las aplicaciones para sincronizar archivos y carpetas son una gran ayuda para mantener limpio y organizado su computador, y los demás dispositivos o medios de almacenamiento en que trabaje. 

Basta definir una carpeta de origen, otra de destino y la tarea específica que se debe realizar entre ellas. Por ejemplo, copiar la carpeta ‘Videos’ del disco local en la carpeta del mismo nombre en el disco de respaldo número uno. Una vez creada la tarea, solo necesita presionar un botón para que el trabajo se realice en forma automática cada vez que lo requiera. Incluso, las aplicaciones más avanzadas están pendientes de los cambios que suceden y realizan las copias sin necesidad de que el usuario dé la orden, aunque esta modalidad suele consumir más recursos del sistema.

Existen aplicaciones gratuitas para sincronizar carpetas (el nombre ‘técnico’ del proceso) sin muchas arandelas, y otras que tienen costos diversos, según la complejidad de las tareas que puedan realizar.

Por ejemplo, usted puede programar la herramienta para que la carpeta de destino siempre sea igual a la carpeta de origen; o puede hacer que los cambios que realiza en una se reflejen en la otra, pero que los que haga en la otra no se vean en la una –para decirlo de manera coloquial–. Puede seleccionar los tipos de archivo que quiera que se sincronicen –que solo copie los archivos PDF de la carpeta documentos, o todos menos los GIF de la carpeta imágenes–; o que solo se sincronicen los archivos cuyo nombre empieza por una cadena de caracteres específica… usted decide qué quiere hacer.

Las copias se pueden hacer entre computadores conectados a la misma red, a dispositivos de almacenamiento como discos duros externos o memorias USB, o en diferentes carpetas del mismo disco local. Si el servicio que usa lo permite, también puede hacer copias de sus archivos en la nube. 

Las aplicaciones gratuitas habitualmente tienen un número limitado de labores que se pueden realizar, pero en las de pago usted puede crear tantos pares de carpetas de origen y destino como necesite, y a cada proceso de sincronización que se realice entre ellas le puede asignar características diferentes.

Crear las tareas es muy fácil, pero es importante que defina claramente las características de cada sincronización, de manera que la aplicación no copie carpetas o archivos que no debe o –¡peor!– que borre archivos o carpetas que usted quería mantener. No se angustie, simplemente sea cuidadoso y lea la documentación para evitar confusiones.

¡Ojo!: la sincronización de archivos es diferente a los servicios de almacenamiento compartido en la nube o en dispositivos de red. Estos últimos son una mejor opción si su objetivo no necesariamente es mantener copias en diferentes medios o dispositivos, sino un solo archivo al que pueda tener acceso desde diversos equipos (computadores, tabletas, teléfonos inteligentes). 
Una búsqueda con los términos “folder sync” o “file sync” en su motor de búsqueda o tienda de aplicaciones preferida arrojará alternativas –incluso en español– que puede analizar para que seleccione la mejor según sus necesidades. 

Entre las aplicaciones más populares para realizar esta tarea se encuentran Sync Folders, File Synchronization, Smart Sync y Folder Sync, en versiones gratuitas y pagas; algunas solo funcionan en una plataforma, pero otras viene tanto para Windows como para Mac.

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